Czym różnią się od siebie poszczególne wzory faktur?

Przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży na rzecz innej firmy, zobowiązany jest wystawić fakturę. Jeszcze jakiś czas temu faktury wypisywano ręcznie, dziś jednak korzysta się z gotowych wzorów. Czym różnią się one pomiędzy sobą? Z którego wzoru warto korzystać?

Wzór, a rodzaj faktury

W obrocie gospodarczym występują różnego typu faktury. Wśród nich można wyróżnić fakturę:

• pro forma,
• główną,
• zaliczkową,
• korygującą in plus bądź in minus.

Przedsiębiorca wystawia konkretny dokument, mając na uwadze jego przeznaczenie. Jeśli celem jest przedstawienie oferty handlowej, wystarczy wystawić proformę. Faktura zaliczkowa wymaga opłacenia oraz ujęcia w księgach, tak samo jak faktura główna. W razie popełnienia błędu o charakterze liczbowym, przedsiębiorca wystawia fakturę korygującą. Ustawodawca nie określił jednego, konkretnego wzoru faktury. Z drugiej jednak strony w przepisach można znaleźć informację na temat obowiązkowych jej elementów, takich jak:

• numer faktury,
• data wystawienia faktury,
• data dokonania sprzedaży (nie musi być ona tożsama z datą wystawienia faktury),
• nazwa towaru lub usługi,
• cena jednostkowa,
• stawka podatku VAT,
• kwota brutto.

W przypadku faktury korygującej należy podać, do jakiego dokumentu stanowi ona odniesienie. Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT również wystawiają faktury, lecz musi znaleźć się na nich adnotacja o zwolnieniu. Wtedy też kwota netto stanowi kwotę brutto.

Który wzór faktury wybrać?

Warto zastanowić się nad tym, co właściwie oznacza ogólny wzór faktury vat? Otóż w czasach, gdy faktury wystawiane były ręcznie, można było zakupić gotowe do wypełnienia formularze. Zawierały one wszelkie, niezbędne informacje, które należy umieścić na fakturze. Tak właśnie wygląda ogólny wzór faktury, czy to z VAT, czy bez VAT. Zawiera on różnorodne dane, których na dany moment wymaga ustawodawca. Wzór faktury wybieramy, mając na uwadze charakter przeprowadzanej transakcji. Obecnie faktury wystawia się w dużej mierze komputerowo, za pomocą specjalistycznych programów. Znaleźć w nich można propozycje wzorów faktur, które zawierają wszystkie, obowiązkowe elementy. Pozostaje więc pytanie, dlaczego faktury od poszczególnych dostawców różnią się między sobą? Otóż na każdej fakturze, poza elementami obowiązkowymi, mogą także znaleźć się elementy dodatkowe, takie jak:

• logo firmy,
• hasło reklamowe,
• telefon kontaktowy,
• adres mailowy,
• godziny, w których obsługiwani są klienci.

Tego typu dane czynią fakturę rozpoznawalną, bowiem sprawiają, że rzuca się ona w oczy. Z drugiej jednak strony przedsiębiorca może zdecydować się na zwykły wzór faktury, który uzupełniony będzie jedynie elementami obowiązkowymi. Zazwyczaj na dole strony znajduje się nazwa oprogramowania, za pomocą którego faktura została wygenerowana, co ma stanowić jego promocję. Tego elementu najczęściej nie można usunąć z formularza.

Jeden wzór dla wszystkich

Każdy przedsiębiorca powinien zdecydować się na jeden, spójny wzór faktury, który będzie podstawą do wystawiania dokumentu wszystkim kontrahentom. Wzór faktury w wielu przypadkach można zaprojektować we własnym zakresie (należy jednak pamiętać o jej elementach ustawowych) bądź też wybrać gotowy z programu do wystawiania faktur, który obecnie większość firm posiada. Wybrany wzór można w każdym momencie zmienić – chodzi oczywiście o szatę graficzną faktury. Przedsiębiorcy w dalszym ciągu mogą też wystawiać faktury wypisane odręcznie, których gotowe wzory można zakupić na przykład w oddziałach pocztowych.