Załatwienie wielu urzędowych spraw wymaga przedłożenia stosownych dokumentów. Problem pojawia się wówczas, gdy dana osoba posiada dokumenty wydane za granicą. W takim przypadku konieczna jest ich legalizacja. Warto ją przeprowadzić jeszcze przed wyjazdem do innego kraju. W jaki sposób można to zrobić?
Legalizacja dokumentów wydanych za granicą polega na potwierdzeniu ich zgodności z prawem w miejscu ich wystawienia albo autentyczności podpisów i pieczęci, jakie zostały na nich złożone. Jest ona szczególnie istotna w przypadku dokumentów poświadczających wykształcenie posiadacza. Zalegalizowanie dyplomów oraz świadectw może bowiem ułatwić podjęcie pracy w innym kraju.
Aby dokonać legalizacji dokumentów, należy zwrócić się do konsula Rzeczypospolitej Polskiej, władz oświatowych lub akredytowanej w Rzeczypospolitej Polskiej bądź innym kraju członkowskim w Unii Europejskiej placówki konsularnej państwa, w którym wydano dany dokument. Jeżeli jednak państwo, z którego pochodzą dokumenty, jest stroną Konwencji haskiej z 1961 roku, legalizacja nie jest wymagana. W takim przypadku wystarczy bowiem dołączenie do pisma klauzuli apostille. Jest to specjalne poświadczenie autentyczności dokumentu.
W tym kontekście warto zwrócić uwagę, iż w dniu 16 lutego 2019 roku weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej, na mocy którego część dokumentów nie musi być zaopatrzona w klauzulę apostille, jeżeli nie jest to wymagane przez urzędy w innym kraju Wspólnoty. Mianowicie chodzi tutaj o takie dokumenty jak akt urodzenia, akt małżeństwa, akt zgonu, inne akty notarialne, dokumenty dotyczące rozwodu, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, unieważnienia małżeństwa, obywatelstwa, braku wpisu w rejestrze karnym (zaświadczenie o niekaralności), a także innych dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego.
W Polsce organem właściwym do przeprowadzenia legalizacji dokumentów jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub Ministerstwo Edukacji i Nauki, jeżeli chodzi o dyplomy i certyfikaty, które zostały wydane przez szkoły i uczelnie. Należy jednak mieć na uwadze, że dokument, który ma zostać poddany legalizacji, musi być opieczętowany i podpisany przez pracownika instytucji, która go wystawiła. Co ważne, zasada ta dotyczy także dokumentów, które można pobrać z Internetu, na przykład wydruków z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), a także dokumentu pobranych z platformy ePUAP.
W celu uzyskania legalizacji dokumentów konieczne jest wypełnienie odpowiedniego wniosku oraz dołączenie do niego oryginałów. Następnie należy je złożyć w instytucji zajmującej się legalizacją. Można to zrobić osobiście, poprosić osobę trzecią, aczkolwiek w tym przypadku niezbędne jest upoważnienie, albo skorzystać z poczty. Najczęściej organ dokonuje legalizacji w dniu wizyty w jego siedzibie. Oczywiście procedura trwa dłużej, jeżeli dokumenty zostały wysłane pocztą. Złożenie wniosku podlega opłacie skarbowej w wysokości 26 złotych za każdy dokument.
Osoby, które potrzebują legalizacji dokumentów, jednakże z pewnych względów nie są w stanie załatwić samodzielnie formalności, mogą skorzystać z profesjonalnej pomocy. Oferują ją Serwis Konsularny – https://www.serwiskonsularny.pl/faq/legalizacja-dokumentow/
Sama legalizacja dokumentów to jeszcze nie koniec. Niezbędne jest również jej potwierdzenie. Dokonuje go przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny wybranego kraju, które zostały akredytowane przez Polskę. Mówiąc najprościej, chodzi tutaj o ambasadę lub konsulat danego państwa.
Wyjeżdżając do innego kraju w celu kontynuowania nauki lub poszukiwania pracy zawsze należy zadbać o wszystkie formalności. Przede wszystkim chodzi tutaj o to, aby móc swobodnie posługiwać się dokumentami potwierdzającymi nabyte kwalifikacje i uprawnienia. Dzięki nim znacznie łatwiej jest rozpocząć życie za granicą.
Paweł Stasiuk
Dodaj komentarz