Monitoring zdarzeń niepożądanych w szpitalu to jeden z kluczowych elementów, które mają wpływ na pracę personelu, funkcjonowanie placówki, a w konsekwencji na poprawność i jakość całego procesu leczenia pacjenta. Od 2 lat w Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku działa autorski, unikalny w skali kraju System Zgłaszania Niezgodności i Potencjalnej Niezgodności (SYNek UCK), który pozwala na efektywne raportowanie problemów oraz ich sprawne rozwiązywanie
SYNek UCK, czyli System Zgłaszania Niezgodności i Potencjalnej Niezgodności w Uniwersyteckim Centrum Klinicznym, został zaprojektowany w 2017 r. Powstał jako odpowiedź na dotychczasowy, nieefektywny sposób zgłaszania zdarzeń niepożądanych funkcjonujący w polskich szpitalach.
Personel zwykle miał do dyspozycji dedykowany adres mailowy lub specjalnie do tego przeznaczony formularz. To, że cała procedura traktowana była jako „formalna konieczność”, pokazują statystyki udostępnione przez Centrum Monitorowania Jakości – rocznie w szpitalach raportowano tylko do kilkudziesięciu takich zdarzeń.
Przy takiej częstotliwości zgłaszania kierownictwo placówki mogło wychwycić i zareagować tylko na najpoważniejsze zdarzenia. Nie pozwalało to na realną poprawę jakości funkcjonowania danej placówki. Warto podkreślić, że zgłoszenia wśród pracowników często traktowane były też jako donosy, a to nierzadko wiązało się z negatywnym odbiorem przez grupę.
Zaprojektowany w Uniwersyteckim Centrum Klinicznym system sprawił, że zgłaszanie zdarzeń niepożądanych stało się proste, powszechne, a co najważniejsze, transparentne. Rozwiązanie zyskało dużą popularność i akceptację wśród pracowników. Wytworzyło się poczucie, że raportowanie problemów poprawia warunki pracy, zwiększa bezpieczeństwo i wpływa na jakość funkcjonowania całego szpitala.
SYNek UCK jest dostępny dla każdego pracownika UCK. Zdarzenie w systemie można zgłaszać anonimowo lub będąc zalogowanym. Zarejestrowano w nim już ponad 7 tys. zdarzeń, z czego zaledwie 176 jest anonimowych. To może świadczyć o dużym zaufaniu wśród pracowników. – O rzeczach trudnych należy mówić, pewne procesy należy zmieniać, pewne działania należy poprawiać, pewnym osobom udzielać wsparcia. To powoduje rozwój projakościowy. Musimy rozmawiać o swoich niedoskonałościach, żeby się doskonalić – podkreśla Jakub Kraszewski, dyrektor naczelny UCK.
Dyrekcja Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego w Gdańsku
Zdarzenia klasyfikowane są według kilku kryteriów: wagi, typu, poziomu zagrożenia, statusu opracowania lub tagów. O tym, na jakim etapie rozpatrywania znajduje się zgłoszony problem, informują zastosowane ikony. W systemie obowiązują 3 stopnie uprawnień: pracownik, kierownik jednostki oraz pełnomocnik. Pracownik ma dostęp do wszystkich swoich zgłoszeń i działań. Ma także pełny dostęp do informacji z kontroli dokumentacji medycznej, monitoringu temperatur oraz dostępnych szkoleń. Kierownik oprócz uprawnień pracowniczych widzi wszystkie zgłoszenia dodane przez pracowników swojej jednostki oraz zgłoszenia zaadresowane do jego jednostki. Dzięki temu ma wgląd w problemy wewnętrzne oraz dostęp do zgłoszeń, które wynikają w trakcie współpracy jego jednostki z innymi komórkami organizacyjnymi szpitala. Kierownik ma za zadanie ocenić zasadność zgłoszenia oraz dokonać jego kwalifikacji i wyciągać wnioski dotyczące korekty procesów w danej komórce organizacyjnej.
Ze względu na liczbę zgłoszeń w szpitalu powołano kilkunastu pełnomocników, z których każdy analizuje wybrany obszar. Efekty tych analiz są przedstawiane i omawiane na spotkaniach Zespołu ds. Analizy Zdarzeń Niepożądanych, który podlega bezpośrednio pod pełnomocnika dyrektora naczelnego ds. systemu zarządzania. Wnioski z pracy zespołu przekładają się na zmiany w procesach, które po akceptacji zainteresowanych stron zyskują odzwierciedlenie w procedurach zarządczych. Z myślą o długofalowych zmianach inicjowane są także Projekty Poprawy Jakości.
Popularność systemu w szpitalu znacząco poprawiła kontrolę przebiegu procesów zarówno w zakresie lecznictwa, jak i administracji oraz technologii. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz członkowie zarządu szpitala zyskali również doskonałe narzędzie bezpośredniej komunikacji z personelem. W wielu przypadkach analiza tych problemów i kontakt bezpośrednio z osobami zaangażowanymi w ich rozwiązywanie pozwoliły na skuteczną poprawę procesów. Ma to zasadniczy wpływ na jakość obsługi pacjentów, ich bezpieczeństwo oraz efekty medyczne terapii. Dzięki systemowi znacznie usprawniono przepływ informacji w szpitalu. W rezultacie reakcja właściwych służb i komórek organizacyjnych jest zdecydowanie skuteczniejsza.
W stosunku do tradycyjnych metod monitoringu zdarzeń niepożądanych w autorskim systemie UCK odnotowywanych jest ich stukrotnie więcej, co wiąże się z koniecznością ich oceny i klasyfikacji. Trzeba przy tym podkreślić, że zgłoszenia, w większości drobne, wpisywane są w sposób odpowiedzialny, a ich analiza i wnioski wyciągnięte przez kierowników klinik i jednostek administracyjnych ułatwiają codzienną pracę.
System oceny zdarzeń niepożądanych SYNek jest unikalny w skali kraju. Jeśli jednak inny szpital zaakceptuje założenia o transparentności komunikacji, rozwiązanie informatyczne jest możliwe do przeniesienia do innej jednostki. Dzięki funkcjonowaniu na otwartej platformie programistycznej również jego utrzymanie i aktualizacja nie powinny sprawiać problemów. Władze Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego rozważają dopracowanie systemu do takiej formy, aby mógł on stanowić ofertę komercyjną dla innych jednostek.
Monitoring zdarzeń niepożądanych UCK został nagrodzony w 2020 r. w dwóch prestiżowych konkursach medycznych: Liderzy zmian w ochronie zdrowia oraz Bezpieczny Szpital Przyszłości – Inspiracje 2019.
Dodaj komentarz