rejestracja czasu pracy

Rejestracja czasu pracy: inwestycja w sprawniejsze działanie firmy

Opublikowano: 15 sierpnia 2023

Elektroniczna rejestracja czasu pracy niesłusznie bywa sprowadzana po prostu do automatyzacji i uproszczenia procedur, które i tak w firmie obowiązują. To prawda, ale zdecydowanie większe korzyści dostrzega się, oceniając podobne systemy z nieco innej perspektywy.

Mniej błędów to łatwiejsze rozliczanie czasu pracy

Przy rejestracji czasu pracy metodą kartka-ołówek błędy są nieuchronne i to na paru etapach. Nawet nie zakładając złej woli pracowników, czasem ich zapisy będą nieczytelne. Późniejsze przepisane danych do systemów zbiorczych lub tym bardziej ręczne podliczanie również musi prowadzić do pomyłek. I oczywiście – w żadnym przypadku nie mają one rangi krytycznego problemu, jednak konieczność późniejszego rozliczenia czasu pracy może prowadzić do napięć przy planowaniu grafików, jeśli trzeba uzgodnić pominięte nadgodziny, zbyt małą liczbę godzin albo inne niezgodności.

Rejestracja czasu pracy w automatycznych systemach nie tylko pozwala uniknąć błędów, ale często też pozwala na mniej lub bardziej złożoną automatyzację planowania pracy, więc kiedy trzeba będzie podliczać godziny, wystarczy tylko wygenerować raport bez martwienia się o to, że w kolejnym okresie rozliczeniowym potrzebna będzie godzinowa żonglerka, żeby to wszystko uzgodnić.

Bezproblemowe zarządzanie obsadą w sezonie

Nawet w tych branżach, które nie są uznawane za sezonowe, okres wakacyjny zwykle wiąże się z pewnymi napięciami. Dysponując danymi z systemów rejestracji czasu pracy, można lepiej planować na przykład angażowanie pracowników tymczasowych albo w taki sposób rozłożyć wykonywanie zadań, aby w okresie największego zainteresowania urlopami można było pracownikom udzielać wolnego bez konieczności zwiększania obciążenia pozostałej obsadzie.

W dużych firmach wykorzystuje się tego typu raporty w celu indywidualnego planowania grafiku dla pracowników, którzy z różnych powodów nie pracują cały czas z równą wydajnością. Dzięki temu, że rejestracja czasu pracy może być powiązana z innymi informacjami, daje się zarządzać firmą lepiej i w ujęciu ogólnym, i kiedy chodzi o poziom poszczególnych działów lub pracowników.

Przygotowanie na zmianę przepisów

Elektroniczna rejestracja czasu pracy jest potężnym ułatwieniem również ze względu na to, że polskie przepisy nie tylko są mocno skomplikowane, ale też zmieniają się zdecydowanie częściej, niż można by sobie tego życzyć. Uwzględnianie tych zmian przy papierowej ewidencji jest bardzo kłopotliwe, natomiast system elektroniczny pozwoli uwzględnić i indywidualne warunki danego pracownika (na przykład z pracą zdalną albo obniżonym wymiarem czasu pracy). Dostosowanie się do zmian będzie też znacznie proste, gdyż sprowadza się do odpowiedniej modyfikacji ustawień w programie.

Warto też mieć na uwadze, że dziś różne instytucje państwowe uzyskują coraz szerszy dostęp do danych firm. Nie jest to pożądane, ale przedsiębiorcy, chcąc działać zgodnie z przepisami, powinni to w pewnym zakresie ułatwić, a jeśli chodzi o analizę czasów pracy, to pliki z zapisem lub ich wydruk są pod każdym względem wygodniejsze niż papierowa ewidencja.

Tagi: , ,

Udostępnij ten post:



Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *


Powiązane treści
wdrożenie ERP
Proces wdrożenia w firmie systemu ERP (Enterprise Resource P...
Mata Barcicka
Już od kilkunastu lat widzimy na polskim rynku brak...
Terminal płatniczy
Terminale płatnicze stanowią kluczowy element dla rozwoju ma...
zmiany w prawie podatkowym
Każdego roku dochodzi do mniejszych lub większych zmian w po...
Biuro serwisowane
Wiele firm nie korzysta z własnej przestrzeni biurowej, ale...