System klasy ERP jest ważnym narzędziem zarządczym. Stosując duże uproszczenie, można stwierdzić, że jest to baza danych, w której gromadzone są wszystkie dane dotyczące działalności firmy.
W powszechnej opinii systemy klasy ERP wpierają głównie optymalizację kosztów. Jednak jest to założenie błędne. Wsparcie zapewniane przez system pozwala także na właściwe projektowanie procesów wewnętrznych, co wprost przekłada się poziom sprzedaży i poziom satysfakcji klientów. Oznacza to, że systemy klasy ERP mogą być z powodzeniem wykorzystywane we wsparciu obszarów odpowiedzialnych za generowanie przychodów.
Na rynku panuje przekonanie, że systemy ERP przeznaczone są dla dużych firm, obsługujących miliony klientów, zatrudniających co najmniej tysiące pracowników i oferujących setki produktów. Tymczasem Już sama analiza celów wdrożenia i wykorzystywania systemu ERP pokazuje, że jest to przekonanie błędne. Systemy te mają służyć optymalizacji kosztów, zwiększaniu efektywności firmy oraz generowaniu większych zysków. Czy można powiedzieć, że nie są to cele działalności małych i średnich przedsiębiorstw?
Wręcz przeciwnie. Firmy z sektora MSP bardzo często borykają się z wieloma problemami kosztowymi i efektywnościowymi. Braki w zasobach, w tym zasobach ludzkich i materiałowych, powodują konieczność ich jak najlepszego wykorzystania. Natomiast ograniczenia budżetowe sprawiają, że każde działanie pozwalające na optymalizację kosztów jest szczególnie ważne.
Systemy ERP pozwalają na bieżącą analizę efektywności wykorzystywania zasobów. Pozwalają na identyfikacje obszarów, które wymagają poprawy. Umożliwiają określenie potencjału rozwojowego i dobre zaplanowanie przyszłych inwestycji. Dzięki ich wykorzystaniu małe i średnie firmy mogą rozwijać się szybciej. Jednocześnie możliwe jest minimalizowanie ryzyka związanego z prowadzeniem biznesu.
Należy zacząć od wyboru odpowiedniego narzędzia i dostawcy. Na rynku dostępne są rozwiązania pudełkowe, które mają kilka ważnych zalet. Przede wszystkim są stosunkowo tanie i dostępne od ręki. Jednak należy pamiętać, że są to rozwiązania uniwersalne, mające służyć jak największej liczbie klientów. Dlatego wybór takiego narzędzia zawsze będzie oznaczać konieczność rezygnacji z funkcjonalności specyficznych dla konkretnej firmy. Takie ograniczenia nie występują w przypadku korzystania z oferty firmy typu Software House tworzącej systemy „szyte na miarę”.
Następnym istotnym krokiem jest określenie zakresie wdrożenia. Całkowicie naturalne jest dążenie do wdrożenia systemu automatyzującego wszystkie procesy zarządcze. Jednak takie podejście sprawia, że wdrożenie systemu niepotrzebnie się wydłuża. Zbyt szeroki zakres projektu to także jedna z podstawowych przyczyn ponoszenia nieuzasadnionych kosztów.
Znacznie lepszym wyjściem podzielenie wdrożenia na etapy. W pierwszej fazie warto skupić się na zapewnieniu wsparcia najważniejszym procesom, których prawidłowe działanie jest kluczowe dla funkcjonowania firmy. Pozwoli to na osiągnięcie priorytetowych celów w krótkim czasie i przy stosunkowo niskich nakładach. Natomiast kolejne etapy powinny obejmować obszary o mniejszej wadze.
Ewa pisze: Pani Malino, czy chciałaby się Pani podzielić informacjami, które dotyczą wdrażania systemu ERP w Pani przedsiębiorstwie?
Dla mnie, z punktu widzenia prowadzenia średniego biznesu właśnie, systemy ERP to wynalazek i rozwiązanie które całkowicie zmieniło sposób mojego zarządzania i mojej pracy. Z kilku względów – ale głównie ze względów czasowych. Nie da się ukryć, że automatyzacja od anegis.com/pl pomogła nam w wygospodarowaniu czasu na ważne decyzje, analizy i kroki, które w ostateczności mają wpływ na rozwój biznesu. Nie wiem szczerze mówiąc jak dawaliśmy sobie radę wcześniej i nie wiem czemu tyle zwlekałem z decyzjami tego typu. Ostatecznie sam system bardzo usprawnił naszą pracę 🙂