Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów

Prowadzenie firmy wiąże się między innymi z koniecznością rejestrowania wszelkich zdarzeń gospodarczych, które wpływają na jej finanse. Wśród podatników prowadzących księgowość uproszczoną, najpopularniejszym sposobem ewidencjonowania tych zdarzeń jest KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów.

Stosowane w księgowości pełnej księgi rachunkowe to skomplikowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych, który pozwala na przeprowadzenie precyzyjnej, wieloczynnikowej i wieloaspektowej analizy kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Tymczasem głównym celem Księgi Przychodów i Rozchodów jest umożliwić prawidłowe rozliczenie prowadzonej działalności. Zakres zastosowań takiego systemu jest dość wąski, ale korzystanie z niego wymaga od podatnika posiadania pewnej wiedzy z obszaru prawno-podatkowego – i to nawet jeśli samodzielnie nie zajmuje się księgowością firmy. Kto może prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów? Jak wypełniać taki dokument? Na te i inne istotne pytania związane z KPiR znajdziesz odpowiedź poniżej.

KPiR – co to jest i jakie ma zadania?

Księga Przychodów i Rozchodów to system ewidencji przedstawiający osiągane przez podatnika przychody i ponoszone przez niego wydatki. Rejestruje się w nim dokonaną sprzedaż, jak również zakupy towarów handlowych i materiałów, koszty prac badawczo-rozwojowych, czy też inne wydatki związane z prowadzeniem działalności. KPiR umożliwia ustalenie wielkości zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, a co za tym idzie – pozwala prawidłowo rozliczać się z fiskusem, zarówno na koniec roku, jak i w poszczególnych okresach.

Choć KPiR nie jest tak rozbudowana jak księgi rachunkowe, to jednak również pozwala podatnikowi dokonać ogólnej oceny efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa. W tym wypadku zyskuje on bowiem informacje na temat wysokości: przychodów, różnego rodzaju kosztów, dochodu z działalności, a także zmian tych wielkości na przestrzeni czasu.

KPiR – jak prowadzić?

Księgę Przychodów i Rozchodów można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej – korzystając ze specjalnego programu komputerowego. Prowadzenie elektronicznej KPiR wygląda podobnie jak w przypadku formy tradycyjnej, ale jest znacznie bardziej wygodne i mniej czasochłonne. Co więcej, może być realizowane w ramach usług księgowości internetowej (np. ING Księgowość – https://www.ingksiegowosc.pl/ksiegowosc-uproszczona/kpir), które nie tylko automatyzują procesy związane z księgowaniem, ale pozwalają również w łatwy sposób zadbać o cały szereg innych kwestii dotyczących księgowo-podatkowego obszaru firmy. Dzięki księgowości online, z poziomu serwisu internetowego można wystawiać faktury elektroniczne, prowadzić ewidencję VAT, sporządzać raporty roczne KPiR, czy generować i wysyłać do US deklaracje elektroniczne.

Elektroniczna KPiR umożliwia podatnikowi wywiązanie się z podstawowego obowiązku księgowego, czyli rzetelnego i starannego prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych. Przy okazji pozwala uniknąć, a w najgorszym razie zmniejszyć liczbę pomyłek w obliczeniach. Podatnicy, którzy mimo wszystko chcieliby stosować papierową ewidencję, powinni uważnie zapoznać się z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów – reguluje ono bowiem wszelkie kwestie związane z konstrukcją i treścią KPiR.

KPiR – jak wypełniać?

Prowadzenie ewidencji za pomocą KPiR opiera się na konkretnych zasadach, do których muszą stosować się wszyscy podatnicy korzystający z takiego systemu. Przede wszystkim, wpisy do KPiR powinny być dokonywane na bieżąco – po zakończeniu danego dnia roboczego i nie później niż przed rozpoczęciem dnia kolejnego. W sytuacji, gdy KPiR prowadzi biuro rachunkowe, zdarzenia gospodarcze są ewidencjonowane w kolejności chronologicznej do 20. dnia każdego miesiąca. Jeśli chodzi o zasady samego księgowania zdarzeń gospodarczych, to wyglądają one następująco:

• przychody – wpisu dokonuje się w terminie uznawanym za moment powstania przychodu, czyli na przykład w dniu wykonania usługi czy wydania towaru, ale nie później niż w dniu wystawienia faktury,
• koszty wynagrodzeń ujmuje się pod datą faktycznej wypłaty, a składki ZUS dopiero po ich zapłacie
• zakup towarów i materiałów ujmuje się w dniu ich otrzymania,
• inne wydatki ujmowane są w sposób zależny od wybranej metody księgowania: w metodzie kasowej wpisu dokonuje się w momencie poniesienia kosztu; w metodzie memoriałowej jest natomiast tak, że koszty pośrednie również ujmowane są w dacie ich poniesienia, a koszty bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością – w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody.

 Kto może prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

KPiR to sposób ewidencji przeznaczony dla początkujących przedsiębiorców oraz podmiotów, które generują stosunkowo niskie zyski w skali roku. Obowiązek jej stosowania spoczywa na osobach fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i nie są opodatkowane ryczałtem, jak również spółkach cywilnych, jawnych i partnerskich. Co ważne jednak, jeśli podatnik uzyska w danym roku obrotowym przychody netto w wysokości przekraczającej równowartość 2 mln euro, to w kolejnym roku obrotowym będzie już zobowiązany prowadzić księgi rachunkowe.

materiał sponsorowany